Você tem um tipo de tarefa que quase todo mundo faz, você provavelmente faz, e que a IA realmente vai poder brilhar desde o começo, desde agora, desde os próximos 5 minutos: são as reuniões. Então, a gente tem que falar um pouquinho mais sobre isso aqui nesta aula, né. Realmente, a inteligência artificial pode brilhar como copilota das suas reuniões e em todo o processo.
Eu quero trazer aqui para você justamente isso: a visão da IA, como ela pode te ajudar no antes, no durante e no depois da sua reunião. Eu acho que isso vai fazer uma grande diferença na sua vida, assim como fez na minha vida nos últimos três anos. Mudou muito, muito, muito a forma que eu lido com reunião, porque, sendo sincero, nem todo mundo gosta de reunião, né? Mas mudou muito a forma que eu lido com reunião, com as informações da reunião e o que eu trabalho depois. O trabalho foi reduzido para um terço, um quarto do que eu tinha antes.
Então, vamos começar falando um pouquinho do antes. Como a inteligência artificial pode te ajudar no começo, nesse processo inicial, antes de você fazer a reunião.
Eu acho que é muito legal a preparação que você pode fazer usando o ChatGPT, usando qualquer LLM: ChatGPT, Claude, Gemini, o que for, né? Eu trouxe aqui quatro pontos principais, mas você pode adaptar da forma que for no seu dia a dia. Primeiro, criar a pauta da reunião com tópicos e o tempo destinado a cada um deles para ajudar na organização. Fazer uma pesquisa do cliente antes da reunião. Levar as ideias para ter meio caminho andado na reunião, já trazendo um brainstorming um pouco mais pronto. E gerar perguntas falsas que podem te preparar para uma entrevista ou alguma reunião com cliente, um role play para você se preparar melhor.
Então, ela te ajuda tanto organizando, fazendo uma pesquisa inicial, como no brainstorming e na preparação para uma entrevista ou algo do tipo. Para isso, quero trazer alguns exemplos de prompts. Claro que você pode adaptar esses prompts da forma que achar melhor para o seu dia a dia, sempre muito importante isso.
Eles estão no nosso catálogo de prompts aqui dentro do CR_IA também, mas vamos lá, por exemplo, com esse prompt: eu abro o ChatGPT, começo uma nova conversa, vou deixar o GPT-4 para ser mais rápido, e posso dar o comando:
"Crie uma pauta de reunião organizada com tópicos e o tempo estimado para cada item. A reunião terá 30 minutos e abordará os seguintes temas:" Aí você coloca os temas que quiser. Por exemplo: relatório de acessos do CR_IA na semana passada, ideias para conteúdos desta semana, status de clientes do CR_IA.Company. Claro que se você faz isso, ele já tem o contexto da sua empresa, fica muito melhor, né? O objetivo da reunião é organizar a próxima semana, por exemplo.
Quando mando isso para ele, já estou dando esse contexto, sempre importante. Ele já consegue fazer essa pauta da reunião com duração total de 30 minutos, com objetivo de alinhar as prioridades. Dois minutos para boas-vindas, oito minutos para o relatório, dez minutos para ideias de conteúdo da semana, oito minutos para status de cliente. Você pode organizar como quiser, ele te ajuda a ter isso.
Uma coisa que gosto de fazer, inclusive, muitas vezes, é organizar a pauta da reunião em cima de um e-mail. Em vez de falar "crie uma pauta da reunião organizada com tópicos e tempo para cada item", a partir dessa troca de e-mails, eu copio e colo toda a troca e já gero automaticamente essa pauta. Então, é legal pensar nessas possibilidades de você usar conteúdos que já tem, sem ficar pensando muito qual o prompt certinho que vai fazer e tudo mais.
Outra que uso muito é fazer uma pesquisa sobre o cliente antes da reunião. Por exemplo, tenho uma reunião agora com o cliente X. Vou lá e peço:
"Faça uma pesquisa completa sobre este cliente, incluindo informações recentes sobre o setor, notícias relevantes, dados financeiros, o que for." Você pode especificar o que quiser, para uma reunião para conquistar o cliente, por exemplo. Foque em sites que ajudem com esse objetivo. Posso, inclusive, ativar a busca para ele fazer esse material para mim.
Várias vezes faço isso para me preparar para reuniões com clientes novos e já tenho uma visão geral do que ele pode fazer, por exemplo: o proprietário da Coca-Cola, como estão esses pontos, concorrentes relevantes. Ele já dá um insight estratégico para a reunião.
Outra coisa muito útil é gerar perguntas falsas, um modelo de role play, que ajuda bastante quando você está nervoso e quer se preparar para uma reunião. Por exemplo:
"Você é um especialista em conteúdo de redes sociais. Terei uma reunião com você para me apresentar e, provavelmente, ser contratado. Me ajude a me preparar gerando uma série de perguntas que podem ser feitas. Seja exigente e me desafie para me tirar da zona de conforto. Após minhas respostas, sugira como posso melhorar."
Você pode começar essa conversa, que inclusive pode ser por voz, ativando a função de voz do ChatGPT e praticando. Isso ajuda a pensar em perguntas que podem aparecer em entrevistas, já que muitos RHs estão usando o ChatGPT para desenvolver essas perguntas. É legal se preparar e ter noção se conseguiria responder ou não, não só para entrevista de emprego, mas para várias outras situações. Bom, isso aqui é a preparação antes da reunião, que ajuda muito a ter um pouco mais de material e estar mais preparado.
Agora, vamos para onde a IA realmente brilha: durante a reunião, com os aplicativos de transcrição de conversa. Se você não está usando nenhum aplicativo de transcrição de reunião, especialmente em reuniões remotas, você já está muito para trás. Recomendo muito que você use, pois vai mudar muito a sua forma de trabalhar.
Existem vários aplicativos diferentes para isso, como Tactiq, Read, TLDV, Otter, entre outros. Cada empresa vai usar um deles. Também existem aplicativos mais integrados às ferramentas que você usa, como Gemini, Copilot, Loom e o próprio ChatGPT, que agora tem transcrição de áudio em seu aplicativo para Mac — apenas para Mac, por enquanto.
O Gemini estará integrado dentro do Google Meets, o Copilot dentro do Teams e outros integrados no Zoom. São ferramentas integradas que facilitam muito.
Eu, pessoalmente, gosto de usar o Tactiq porque ele funciona como uma extensão do navegador. Eu acho isso bom e importante, porque se você depende da outra pessoa aceitar a IA na reunião, às vezes a transcrição não fica completa, ou alguém não aceita a sua pessoa ali. Prefiro ter mais controle para garantir que a reunião está sendo transcrita, pois hoje sou muito dependente dessa transcrição e é horrível quando ela não acontece de forma adequada.
Algumas ferramentas combinam as duas opções: a extensão e o aplicativo que entra na reunião como um participante. Isso é útil quando você não pode participar pessoalmente da reunião. Por exemplo, a Tainá, nossa gerente de projetos, várias vezes não pode participar, então ela manda a IA dela para participar e depois ela trabalha a partir das informações colhidas.
Cada uma das ferramentas tem suas vantagens e vale a pena explorar. Nunca esqueça: sempre que você usa qualquer uma dessas ferramentas, se não tiver ativado, a outra pessoa precisa saber que a conversa está sendo transcrita. É como avisar que a ligação está sendo gravada.
Isso é um código ético que considero muito importante. Aqui, as ferramentas que mais uso e recomendo são o Tactiq, o Gemini e o ChatGPT para transcrição.
Vou mostrar um pouco do Tactiq numa reunião que fizemos. Assim que a reunião termina, ele já tem tudo transcrito, inclusive quanto tempo cada pessoa falou, que é um dado interessante. Você pode fazer pedidos depois da reunião, como "faça um resumo", "liste os itens de ação" e outras coisas. Ou pode simplesmente exportar o PDF ou TXT da transcrição para usar como quiser — e é isso que vou fazer agora para a próxima fase.
Inclusive, no Tactiq e em outras ferramentas, você consegue criar automações para que a partir de cada reunião algo já rode automaticamente. Isso pode ser interessante para você também. Para mim, não é, então não uso. A partir dessa transcrição, você pode fazer várias coisas: criar um resumo para quem não estava presente, separar e delegar tarefas, criar propostas a partir do que foi discutido e preparar o próximo encontro para não esquecer nada.
Vamos usar alguns prompts de exemplo que acho úteis para você. Para criar um resumo para quem não estava presente, você pode abrir o ChatGPT, jogar a transcrição da reunião e colocar:
"Com base nessa transcrição, crie um resumo claro e direto com os principais pontos discutidos, decisões tomadas e próximos passos. Vou enviar para quem não pôde estar presente."
Basicamente esse é o objetivo. Ele já vai mostrar a data da reunião, quem participou, a duração, e um resumo dos temas tratados, por exemplo, a nova plataforma do CR_IA, outros assuntos, etc.
Você consegue mandar esse resumo e trabalhar a partir dele, pode pedir resumo em parágrafo único, se quiser.
Esse tipo de trabalho é muito útil porque você pode trabalhar da forma que quiser. Por exemplo, numa reunião com cliente novo que pediu uma proposta, você pode usar a transcrição da reunião e uma proposta que já fez antes para outro cliente parecido, e pedir:
"Com base na transcrição da reunião com o cliente e nas demandas discutidas, adapte essa proposta, focando nesses pontos e considerando esse valor."
Você joga os dois documentos, ele adapta a proposta e você só revisa antes de mandar — o que é essencial. Isso torna o processo muito mais rápido e fácil. Uma proposta que antes demorava 2 ou 3 horas agora pode ser feita em 15 minutos com esse processo.
Você também pode pedir itens de ação, por exemplo:
"Agora me dê as tarefas que cada um ficou de fazer para essa semana."
E ele já te retorna por pessoa: "Eu tenho que finalizar e gravar o curso 2 até terça-feira", entre outras tarefas. É algo que estou fazendo neste momento, aproveitando a IA para otimizar o trabalho de forma natural, integrada ao processo. É por isso que acho a IA tão útil para reuniões.
Muitas ferramentas já permitem a automação desses processos. No Tactiq, por exemplo, você pode perguntar diretamente para ele, mas aí já consome créditos, ou pode automatizar o processo. Por exemplo, depois de toda reunião com a Tainá, pode rolar automaticamente algo dentro de workflows, o que pode ser interessante para você também.
Então, para fechar essa aula, quero te dar um exercício: use a inteligência artificial no processo inteiro da sua próxima reunião.
Planeje a reunião usando qualquer LLM, ative alguma ferramenta de transcrição (várias têm versão gratuita com limite de reuniões por mês, como o Tactiq) e crie os materiais pós-reunião a partir da transcrição, seja na própria ferramenta ou usando uma outra para isso.
Fechou? Espero você na próxima aula, onde você já terá feito tudo isso com reuniões.
